Пет съвета за бързо обучение на рецепционист
Блог | Що е то виртуален асистент

Пет съвета за бързо обучение на рецепционист

Време за четене на “Пет съвета за бързо обучение на рецепционист: 1 мин

Ако сте нов в обслужването по телефона или просто искате да разберете уменията си, тези пет съвета за обучение на рецепционист ще ви помогнат да блеснете.

Пет съвета за бързо обучение на рецепционисти
Пет съвета за бързо обучение на рецепционисти

1. Никога не казвайте „не знам“

Шансовете са много добри, че ще ви бъдат зададени въпроси, на които не знаете как да отговорите, особено ако сте нов в работата. Но да се каже „не знам“ е задънена улица. Вместо това изберете:

„Позволете ми да разбера за вас“

„Ще се радвам да разгледам това“

„Страхотен въпрос! Позволете ми да ви свържа с най-добрия човек, за да получите отговорите. “

Фразите, започващи в „Позволете ми“ и „Бих се радвал“, са чудесни начини да победите „Не знам“.

Пет съвета за бързо обучение на рецепционист

2. Перифразирайте съобщението дума по дума

Обаждащите се обичат да знаят, че техните съобщения ще бъдат предадени точно. Какъв по-добър начин да ги уверите в това, отколкото да им повтаряте обратно съобщенията? Ако преминавате през обучение на рецепционист, това също е чудесен начин да внимавате за грешките.

3. Потвърдете съдържанието си

Винаги четете обратно телефонни номера и изписвайте всякакви сложни имена или думи, за да сте сигурни, че сте ги преписали правилно. Ето няколко съвета за потвърждаване на информацията.

  • Ако искате да сте сигурни, че сте записали най-важното съдържание, когато приемате съобщение, започнете да пишете веднага щом обаждащият се започне да говори. Не се хващайте в рутината за слушане след това. Представете си, че диктувате записано съобщение, и направете всичко възможно, за да уловите думите на човека отсреща. Може да не се нуждаете от цялата информация, която въвеждате, но е по-добре да я имате, отколкото не.
  • Използвайте думи, за да потвърдите буквите. Много букви звучат подобно и разграничаването им по телефона може да бъде почти невъзможно. Когато потвърждавате правописа, най-добре е да използвате думи („Това Н ли е като ноември?“). 
  • Повторете това, което сте написали, а не това, което сте чули. Дори и най-добрият машинописец може да сбърка, докато внимава какво записва. Когато повтаряте информацията, винаги четете от бележките си, за да потвърдите, че не само сте чули правилно, но и сте написали правилно.

Пет съвета за бързо обучение на рецепционист

4. Поемете въздух и….

Имате много задачи за деня – натрупани имейли, документи, които трябва да бъдат подадени и тн. Обучението на рецепциониста е трудно, а самата работа е още по-трудна! Но когато телефонът звъни, най-добре е да извадите другия офис шум от ума си и да се съсредоточите върху входящото обаждане. Поемете въздух, отговорете на повикването и поздравете повикващия със спокоен, приятелски тон на гласа. О, и докато говорите с обаждащия се, не забравяйте да следвате следващата стъпка …

5. … усмивка!

Изглежда глупаво, нали? НО работи. Ако искате да звучите приветливо и приятелски, усмивката е най-лесният начин да осигурите перфектния тон на гласа. Усмивката също ще ви помогне да се чувствате спокойни и, добре, щастливи. Кой казва, че работата не може да бъде забавна?

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *